Stopka mailowa – co w niej zawrzeć i jak wyróżnić się na tle konkurencji?

Stopka mailowa wydaje się najbardziej zaniedbanym elementem każdej wiadomości. Niektórzy wręcz nic albo niemal nic w niej nie zawierają. A to taka dobra okazja, żeby się wyróżnić, dać się lepiej poznać, a nawet zwiększyć sprzedaż.

Pisząc o stopkach mailowych, mamy na myśli zarówno te, które występują w osobistej komunikacji, jak i te, które dołącza się w newsletterach. W obu przypadkach ta sekcja ma znaczenie, ale w obu powinniśmy podejść do niej nieco inaczej. Stąd poniższy podział wskazówek zawartych w tym artykule na dwie części.

Stopka mailowa to wbrew pozorom istotny element Twojej komunikacji – zarówno tej osobistej, jak i newsletterowej. Co warto w niej zawrzeć?

Stopka mailowa w komunikacji osobistej

Wystarczy, że wprowadzisz w życie poniższe pięć pomysłów, a Twoja stopka mailowa będzie prezentować się lepiej niż u 90 proc. Twojej konkurencji. Gwarantujemy!

1. Zawsze pamiętaj, żeby się podpisać

Nie ma nic gorszego, niż wiadomość pozbawiona podpisu. W porządku, pisząc na przykład do biura obsługi klienta w danej firmie, nie oczekujemy, że odpisze nam konkretna osoba. Ale pomimo tego miło przeczytać w odpowiedzi, że naszą sprawą zajął się pracownik z krwi i kości, a nie bot. Nie obawiaj się odpowiedzialności za to, co piszesz – to zawsze źle wygląda.

2. Zawrzyj podstawowe dane kontaktowe

Jeśli odpisujesz ze swojej skrzynki, a nie z ogólnego konta typu kontakt@firma.pl, nie musisz dodawać adresu email w stopce (choć jeśli to zrobisz, nic się nie stanie). W innym przypadku warto dopisać w niej zarówno adres email, jak i numer telefonu na wypadek, gdyby odbiorca chciał skontaktować się bezpośrednio z Tobą.

3. Wprowadź wizualne ozdobniki

Stopka nie jest miejscem na graficzne popisy, ale drobne wizualne wstawki zawsze będą mile widziane. Może to być na przykład Twoje zdjęcie (zawsze miło zobaczyć, z kim piszemy), logo firmy, delikatny ozdobnik (na przykład charakterystyczny element z corporate identity) albo wszystkie te elementy razem. Oddaj sprawę w ręce grafika!

4. Zamieść linki do mediów społecznościowych

Twoja firma ma konto na Facebooku, Twitterze czy Instagramie? Pochwal się nim(i) w stopce mailowej. A nuż ktoś będzie chciał dowiedzieć się więcej. Być może to, co publikujesz, spodoba mu się na tyle, że dołączy na stałe do obserwujących. Chyba że masz konta w mediach społecznościowych, ale ostatnie wpisy publikowałeś dwa lata temu. Wtedy może lepiej się tym nie chwalić.

5. Dodaj reklamę swojej oferty

Jak wspomnieliśmy, stopka nie jest miejscem na graficzny przepych, ale zawsze znajdzie się w niej miejsce na niewielki baner, który pozwoli Ci pokazać – zupełnie przy okazji – nowość w ofercie Twojej firmy czy trwającą aktualnie promocję. To darmowy sposób na reklamę!

Stopka mailowa w newsletterze Travelist

Stopka mailowa w newsletterze

W przypadku stopki mailowej umieszczonej w newsletterze zastosowanie znajdują w zasadzie wszystkie wskazówki, które przedstawiliśmy w poprzedniej sekcji. Teraz wzbogacimy je o kilka kolejnych.

Poniżej zwięzła lista wszystkich elementów, które warto rozważyć, opracowując stopkę mailową w newsletterze:

• Podpis osoby odpowiedzialnej za newsletter lub ofertę. Niech Twój newsletter wygląda możliwie jak najbardziej na osobistą wiadomość.
• Podstawowe dane kontaktowe. Jeśli ktoś będzie chciał napisać lub zadzwonić, powinien wiedzieć gdzie.
• Wizualne ozdobniki. Poproś grafika o zaprojektowanie stopki. Niech się wyróżnia! A jeśli wolisz ascetyzm, dodaj przynajmniej logo swojej firmy.
• Linki do mediów społecznościowych. Jeśli jesteś w nich aktywny, pochwal się tym.
• Baner reklamowy. Niewielka grafika z prezentacją oferty czy aktualnej promocji nigdy nie zaszkodzi!
• Formuły prawne. W stopce musisz napisać kilka rzeczy. Najlepiej, jeśli będą to: dane Twojej firmy, wskazanie Administratora Danych Osobowych, informacja o celu przetwarzania danych osobowych, podstawa prawna przetwarzania danych.
• Link do wypisu. Każdy newsletter musi pozwolić na rezygnację z subsprykcji. Jeśli możesz, daj dodatkowe opcje – ograniczenia częstotliwości czy wyboru pożądanych tematów.

Stopka mailowa w newsletterze Zalando

• Podziękowanie. Stopka to dobre miejsce, żeby przypomnieć, że jesteśmy wdzięczni za lojalność i wsparcie.
• Firmowe motto. Twoja firma ma jasno określoną misję? Na przykład sprzedajesz wyłącznie produkty bezpieczne dla środowiska? Przypomnij o tym.
• Certyfikaty i nagrody. Koniecznie się nimi pochwal, niezależnie od tego, czy chodzi o certyfikat organizacji proekologicznej, czy o wyróżnienie w konkursie branżowym.
• Przekierowanie do oferty. Nie zaszkodzi dodać w stopce paru linków do najpopularniejszych kategorii produktowych.
• Link do bloga. Jeśli prowadzisz bloga firmowego, zaproś do lektury. W ogóle powinieneś linkować nie tylko w stopce, ale od czasu do czasu także w głównej części newslettera.
• Najczęściej zadawane pytania. Ktoś ciągle pyta o czas czy koszt dostawy? Albo o coś innego? Możesz zebrać krótkie odpowiedzi w stopce.

Filip Kłodawski

Filip Kłodawski od lat specjalizuje się w działaniach z zakresu e-mail marketingu, automatyzacji i strategii content marketingowych. Pomaga markom budować relacje z odbiorcami, stawiając na personalizację i nowoczesne rozwiązania.

Przeczytaj więcej artykułów tego autora