Email marketing to świetny sposób na promocję, zwiększanie sprzedaży i utrzymywanie relacji z klientami. Jednak, chcąc, aby był skuteczny i nie naraził nas na szkody (wizerunkowe czy finansowe), musimy pamiętać o dobrych praktykach i o… stosowaniu się do przepisów.
Jakie to przepisy, dowiesz się z poniższego artykułu. O czym należy pamiętać, chcąc być dojrzałym i efektywnym email marketerem, a nie spamerem?
Ustawy dotyczące email marketingu
Zaczynając swoją przygodę z email marketingiem, warto zapoznać się z tymi trzema ustawami. Są to:
- Ustawa o ochronie danych osobowych,
- Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
- Ustawa Prawo telekomunikacyjne.
Powinna to być lektura obowiązkowa dla każdego, kto chce prowadzić w swojej firmie email marketingiem. Chyba nikt nie lubi wczytywać się w tego typu pisma, ale w tym przypadku zdecydowanie warto to zrobić.
Wyciągnęliśmy z powyższych ustaw kluczowe kwestie i opisaliśmy poniżej. Jeśli chcesz prowadzić email marketing zgodnie z prawem, powinieneś o nich pamiętać.
Uzyskaj zgodę na przetwarzanie danych osobowych
Jest to pierwsza z trzech zgód, którą powinieneś otrzymać od internauty, aby móc legalnie wysyłać mu newsletter. Zgoda taka może wyglądać następująco:
|
Ważne – od 2012 roku daną osobową jest każdy adres email, który pozwala na zidentyfikowanie danej osoby. Oznacza to, że adres prezes@nazwafirmy.pl – choć nie zawiera imienia i nazwiska – pozwala połączyć go z konkretną osobą, gdyż prezes w danej firmie jest przeważnie jeden.
Dlatego też tak ważne jest, aby powyższą zgodę zbierać “na wszelki wypadek” od każdego – nigdy bowiem nie wiesz, jaki email trafi do Twojej bazy. Pod formularzem zapisu do Twojego e-sklepu lub newslettera zamieść więc prośbę o udzielenie takiej zgody.
Uzyskaj zgodę na wysyłanie informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej
To druga z obowiązkowych zgód, które musisz uzyskać. Pytanie, które często pojawia się przy tej regulacji: “kiedy coś jest informacją handlową?”. Ktoś powie: “przecież wysyłam tylko mailing z zaproszeniem na koncert charytatywny”. Niestety, niezarobkowy cel nie ma to znaczenia, gdyż informacją handlową jest już logotyp firmy. Nie musisz prowadzić e-sklepu i wysyłać mailingów sprzedażowych, aby musieć zbierać tę zgodę. Każdy powinien ją otrzymać, aby móc zgodnie z prawem wysyłać mailingi.
Zgoda taka może wyglądać następująco:
|
Uzyskaj zgodę na korzystanie z telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego
Konieczność pozyskania również tej trzeciej zgody to nowość, która weszła w życie 25 grudnia 2014 roku.
Zgoda taka może wyglądać następująco:
|
Jak zbierać powyższe zgody?
Oprócz wytycznych, jakie zgody należy zbierać, we wspomnianych ustawach można znaleźć informację o tym, w jaki sposób je zbierać. Zatem:
- pozyskuj zgody osobno do każdego z punktów (nie możesz ich ze sobą łączyć);
- zgody powinieneś posiadać, zanim wyślesz pierwszą wiadomość;
- nie możesz zakładać, że ktoś wyraża taką zgodę – powinna to być świadoma decyzja internauty, najlepiej więc przy każdej ze zgód wstawić checkboksy do zaznaczenia (domyślnie powinny być one odznaczone);
- rejestruj powyższe zgody – jeśli korzystasz z któregoś ze sprawdzonych systemów do email marketingu, dzieje się to automatycznie;
- każdą zgodę użytkownik powinien móc wycofać, powinieneś więc dać użytkownikowi taką możliwość (najlepiej w formie linku rezygnacji zawartego pod każdą wysyłaną wiadomością).
Zarejestruj bazę w GIODO
Pozyskiwanie powyższych zgód to połowa sukcesu. Drugie pół to rejestracja bazy w GIODO.
Możesz tego dokonać na trzy sposoby:
- osobiście w biurze GIODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa),
- wysłać wniosek pocztą na adres GIODO,
- elektronicznie (z wykorzystaniem podpisu elektronicznego lub bez).
Warunki, które musisz spełnić, są bardzo dobrze opisane w poradniku na stronie GIODO. Dowiesz się z niego, jakie wymogi należy spełnić, jak wypełnić wniosek krok po kroku etc.
Sam wniosek znajdziesz tutaj.
Stosuj metodę double opt-in
To już nie prawny wymóg, a dobra praktyka. Double opt-in to sposób budowania bazy, w którym konieczne jest potwierdzenie zapisu do newslettera (po zapisaniu się do niego użytkownik otrzymuje wiadomość aktywacyjną z linkiem, w który musi kliknąć). Możesz w ten sposób ustrzec się przed sytuacją, w której ktoś wpisze w formularzu czyjś adres email, a Ty wyślesz do tego kogoś mailing (bez zgody, narażając się na zgłoszenie Twojej firmy do GIODO), albo poda w nim adres spam-pułapki, narażając na szwank dostarczalność Twojego newslettera (wystarczy, że wyślesz na nią choć jedną wiadomość).
Zdecydowanie sugerujemy stosowanie metody double opt-in. Za każdym razem, zanim dany subskrybent trafi do Twojej bazy i zaczniesz się z nim komunikować, wyślij wiadomość aktywacyjną i wymagaj kliknięcia w zawarty w niej link. Systemy do email marketingu oferują takie rozwiązania i robią to za Ciebie. To nic nie kosztuje, a Ciebie chroni przed ewentualnymi problemami.
Email marketing to świetny sposób na promocję, zwiększanie sprzedaży i utrzymywanie relacji z klientami. Jednak, chcąc, aby był skuteczny i nie naraził nas na szkody (wizerunkowe czy finansowe), musimy pamiętać o dobrych praktykach i o… stosowaniu się do przepisów.
Jakie to przepisy, dowiesz się z poniższego artykułu. O czym należy pamiętać, chcąc być dojrzałym i efektywnym email marketerem, a nie spamerem?
Ustawy dotyczące email marketingu
Zaczynając swoją przygodę z email marketingiem, warto zapoznać się z tymi trzema ustawami. Są to:
- Ustawa o ochronie danych osobowych,
- Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną,
- Ustawa Prawo telekomunikacyjne.
Powinna to być lektura obowiązkowa dla każdego, kto chce prowadzić w swojej firmie email marketingiem. Chyba nikt nie lubi wczytywać się w tego typu pisma, ale w tym przypadku zdecydowanie warto to zrobić.
Wyciągnęliśmy z powyższych ustaw kluczowe kwestie i opisaliśmy poniżej. Jeśli chcesz prowadzić email marketing zgodnie z prawem, powinieneś o nich pamiętać.
Uzyskaj zgodę na przetwarzanie danych osobowych
Jest to pierwsza z trzech zgód, którą powinieneś otrzymać od internauty, aby móc legalnie wysyłać mu newsletter. Zgoda taka może wyglądać następująco:
| “Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych do celów marketingowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. nr 133, poz. 883) przez Firmę XYZ.” |
Ważne – od 2012 roku daną osobową jest każdy adres email, który pozwala na zidentyfikowanie danej osoby. Oznacza to, że adres prezes@nazwafirmy.pl – choć nie zawiera imienia i nazwiska – pozwala połączyć go z konkretną osobą, gdyż prezes w danej firmie jest przeważnie jeden.
Dlatego też tak ważne jest, aby powyższą zgodę zbierać “na wszelki wypadek” od każdego – nigdy bowiem nie wiesz, jaki email trafi do Twojej bazy. Pod formularzem zapisu do Twojego e-sklepu lub newslettera zamieść więc prośbę o udzielenie takiej zgody.
Uzyskaj zgodę na wysyłanie informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej
To druga z obowiązkowych zgód, które musisz uzyskać. Pytanie, które często pojawia się przy tej regulacji: “kiedy coś jest informacją handlową?”. Ktoś powie: “przecież wysyłam tylko mailing z zaproszeniem na koncert charytatywny”. Niestety, niezarobkowy cel nie ma to znaczenia, gdyż informacją handlową jest już logotyp firmy. Nie musisz prowadzić e-sklepu i wysyłać mailingów sprzedażowych, aby musieć zbierać tę zgodę. Każdy powinien ją otrzymać, aby móc zgodnie z prawem wysyłać mailingi.
Zgoda taka może wyglądać następująco:
| „Wyrażam zgodę na przekazywanie mi informacji handlowych środkami komunikacji elektronicznej przez Firmę XYZ.” |
Uzyskaj zgodę na korzystanie z telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego
Konieczność pozyskania również tej trzeciej zgody to nowość, która weszła w życie 25 grudnia 2014 roku.
Zgoda taka może wyglądać następująco:
| “Wyrażam zgodę na używanie przez Firmę XYZ z siedzibą przy ulicy (adres firmy) telekomunikacyjnych urządzeń końcowych, których jestem użytkownikiem, dla celów marketingu bezpośredniego zgodnie z art. 172 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (Dz.U. 2004 nr 171 poz. 1800).” |
Jak zbierać powyższe zgody?
Oprócz wytycznych, jakie zgody należy zbierać, we wspomnianych ustawach można znaleźć informację o tym, w jaki sposób je zbierać. Zatem:
- pozyskuj zgody osobno do każdego z punktów (nie możesz ich ze sobą łączyć);
- zgody powinieneś posiadać, zanim wyślesz pierwszą wiadomość;
- nie możesz zakładać, że ktoś wyraża taką zgodę – powinna to być świadoma decyzja internauty, najlepiej więc przy każdej ze zgód wstawić checkboksy do zaznaczenia (domyślnie powinny być one odznaczone);
- rejestruj powyższe zgody – jeśli korzystasz z któregoś ze sprawdzonych systemów do e-mail marketingu, dzieje się to automatycznie;
- każdą zgodę użytkownik powinien móc wycofać, powinieneś więc dać użytkownikowi taką możliwość (najlepiej w formie linku rezygnacji zawartego pod każdą wysyłaną wiadomością).
Zarejestruj bazę w GIODO
Pozyskiwanie powyższych zgód to połowa sukcesu. Drugie pół to rejestracja bazy w GIODO.
Możesz tego dokonać na trzy sposoby:
- osobiście w biurze GIODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa),
- wysłać wniosek pocztą na adres GIODO,
- elektronicznie (z wykorzystaniem podpisu elektronicznego lub bez).
Warunki, które musisz spełnić, są bardzo dobrze opisane w poradniku na stronie GIODO. Dowiesz się z niego, jakie wymogi należy spełnić, jak wypełnić wniosek krok po kroku etc.
Sam wniosek znajdziesz tutaj.
Stosuj metodę double opt-in
To już nie prawny wymóg, a dobra praktyka. Double opt-in to sposób budowania bazy, w którym konieczne jest potwierdzenie zapisu do newslettera (po zapisaniu się do niego użytkownik otrzymuje wiadomość aktywacyjną z linkiem, w który musi kliknąć). Możesz w ten sposób ustrzec się przed sytuacją, w której ktoś wpisze w formularzu czyjś adres e-mail, a Ty wyślesz do tego kogoś mailing (bez zgody, narażając się na zgłoszenie Twojej firmy do GIODO), albo poda w nim adres spam-pułapki, narażając na szwank dostarczalność Twojego newslettera (wystarczy, że wyślesz na nią choć jedną wiadomość).
Zdecydowanie sugerujemy stosowanie metody double opt-in. Za każdym razem, zanim dany subskrybent trafi do Twojej bazy i zaczniesz się z nim komunikować, wyślij wiadomość aktywacyjną i wymagaj kliknięcia w zawarty w niej link. Systemy do e-mail marketingu oferują takie rozwiązania i robią to za Ciebie. To nic nie kosztuje, a Ciebie chroni przed ewentualnymi problemami.
